Onze voorwaarden

ALGEMENE BETALINGSVOORWAARDEN

• Voorschotfactuur:
  • Bij vastleggen van jullie event, vragen we om binnen de 30 dagen na factuurdatum, 75% van het offertevoorstel te betalen als bevestiging van reservering.
  • Indien het event sneller aanvangt dan deze betaaltermijn, vragen we deze factuur te voldoen uiterlijk 7 dagen voor aanvang van het event.
• Saldofactuur:
  • Na het evenement, ontvangt u de saldofactuur, te betalen binnen de 30 dagen na factuurdatum.
  • Bij latere betaling dan de aangegeven betaaltermijnen, komt er 0,25% van het factuurbedrag bij per week achterstallige betaling.

ANNULATIEVOORWAARDEN

• Als je meer dan 8 weken van tevoren annuleert, betaal je voor de kosten die op dat moment al gemaakt zijn.

• Annuleer je tussen 6 en 8 weken van tevoren, dan betaal je 25% van het totale offertebedrag of de reeds gemaakte kosten als die hoger zijn.

• Annuleer je tussen 4 en 6 weken van tevoren, dan betaal je 50% van het totale offertebedrag of de reeds gemaakte kosten als die hoger zijn.

• Annuleer je tussen 2 en 4 weken van tevoren, dan betaal je 75% van het totale offertebedrag of de reeds gemaakte kosten als die hoger zijn.

• Annuleer je minder dan 2 weken van tevoren, dan betaal je het volledige offertebedrag.

• Bij aangekondigd heel slecht weer, kan er 3 dagen voor het event, in samenspraak met Ecco La Luna een plan B uitgewerkt worden, in functie van welke activiteiten nog beschikbaar zijn op event-datum, de voorkeur van de klant en het beschikbare (extra) budget;

• Bij annulatie en verschuiving naar een latere datum is er eventueel een andere regeling mogelijk afhankelijk van de door Ecco La Luna bv reeds gemaakte kosten.

GELDIGHEID OFFERTES EN DOORGEVEN AANTAL DEELNEMERS

• De offertes gemaakt door Ecco La Luna zijn slechts indicatief, volledig vrijblijvend en altijd herroepbaar. Hun duur en geldigheid zijn beperkt tot 30 dagen (voor 2pk rally tot 7 dagen), tenzij uitdrukkelijk anders bepaald door Ecco La Luna. De offertes worden opgesteld op basis van de instructies gegeven door de klant. Elke wijziging hiervan kan een prijsherziening met zich meebrengen.
• Opgegeven prijzen in onze offertes zijn exclusief btw, tenzij dit specifiek anders wordt aangegeven.
• Opgegeven prijzen zijn exclusief transportkost, tenzij dit specifiek anders wordt aangegeven.
• Opgegeven prijzen in onze offertes zijn exclusief huur zalen, tenzij dit specifiek anders wordt aangegeven.
• Het definitief aantal deelnemers wordt ten laatste 14 kalenderdagen voor het evenement aan Ecco La Luna meegedeeld, tenzij dit specifiek anders wordt aangegeven.
• De definitieve cateringkeuze per persoon wordt ten laatste 14 kalenderdagen voor het evenement aan Ecco La Luna meegedeeld, tenzij dit specifiek anders wordt aangegeven.
• Bij huur van transportmiddelen (2PK, Vespa's; tandems, MTB...) wordt het definitief aantal te gebruiken transportmiddelen 30 kalenderdagen vooraf aan Ecco La Luna meegedeeld (tenzij anders meegedeeld wordt).
• Tot 14 kalenderdagen (bij transportmiddelen tot 30 kalenderdagen) voor de uitvoering van het event kan het aantal deelnemers gewijzigd worden met 10% tov het oorspronkelijk doorgegeven aantal, zonder bijkomende kosten. Elke wijziging groter dan deze 10% impliceert een volledige facturatie van deze aantallen boven de 10% wijziging maw zal 90% van de oorspronkelijke aantallen gefactureerd worden. Indien effectief meer deelnemers deelnemen dan vermeld in het contract zal een meerprijs per bijkomende deelnemer worden aangerekend, gelijk aan de overeengekomen prijs per deelnemer in het contract.

PRAKTISCHE ZAKEN

• Crew catering: alle offertes zijn exclusief catering, tenzij dit specifiek anders wordt aangegeven. Bij events waarop Ecco La Luna-medewerkers 2 of meerdere dagdelen present zijn, wordt er verwacht dat de klant de nodige crew catering voorziet (ontbijt en/of lunch en/of diner). Dagdeel=4 aaneengesloten uren incl. opbouw en afbraak.
• Normaal volstaat het om sportieve kledij te dragen (tenzij anders meegedeeld wordt).
• Regenbestendige kledij wordt aangeraden, afhankelijk van de weersomstandigheden.
• Stevige stapschoenen of sportschoenen worden aangeraden (tenzij anders meegedeeld wordt)
• Tijdens de fietsopdrachten is het dragen van een helm een must. Het niet dragen van een valhelm is op eigen risico. Indien gewenst kan je een helm huren.

HUUR REGLEMENT ROLLEND MATERIAAL

• De wagens die gebruikt worden tijdens de 2PK rally hebben een standaard BA-verzekering + omnium basic.
• Alle huurders van fietsen, tandems, e-bikes, vespa's, 2PKs ... verklaren zich akkoord met dit reglement en bijhorende voorschriften.
• De verhuurder kan nooit verantwoordelijk gesteld worden voor gebeurlijke ongevallen met lichamelijke of stoffelijke schade door de huurder veroorzaakt aan zichzelf of derden.
• De huurder blijft verantwoordelijk voor het gehuurde materiaal, zowel bij diefstal, ongeval, beschadiging of overtreding (boete) en vergoedt elke veroorzaakte schade of verlies aan de verhuurder.

OPTIONEEL: VIDEO OPNAME

• Indien gewenst kunnen we een foto/video reportage voorzien - vraag vrijblijvend offerte aan.

ONGEVALLENVERZEKERING

• Is standaard niet inbegrepen in onze prijzen omdat die normaal gedekt is door de arbeidsongevallen van jullie bedrijf (check!).
• Indien gewenst, kan een ongevallenverzekering afgesloten worden via Ecco la Luna. Tarief voor een groep tot 10 personen komt op 100,00 euro excl. btw per dag. Per bijkomende deelnemer wordt er een bedrag van 10,00 euro excl. btw per persoon per dag aangerekend. Dit moet 7 werkdagen voorafgaand aan het evenement aangevraagd worden. Er dient vooraf een namenlijst (familienaam en voornaam) doorgestuurd te worden van de deelnemers die gaan deelnemen + het definitief aantal.
• Ecco La Luna garandeert dat haar eventuele burgerlijke aansprakelijkheid en deze van haar werknemers - met uitsluiting van eventuele derden (dwz andere dan de werknemers van Ecco La Luna) - maximaal zijn verzekerd voor ongevallen tijdens een event en ingevolge door Ecco La Luna geleverde materialen.

2PK-TOCHTEN - Standaard BA Verzekering

• Standaardverzekering Burgerlijke aansprakelijkheid + omnium basic inbegrepen;
• Al onze 2pk's zijn verzekerd met de standaardverzekering Burgerlijke aansprakelijkheid via Allianz-verzekeringen;
• Voor elke 2pk dient een huurcontract ondertekend te worden waarin de huurder de verantwoordelijkheid op zich neemt
• De eventuele schade bij ongeval in fout wordt gedekt door de verzekering met een franchise van 1500,00 euro excl. Btw per schadegeval

2PK-TOCHTEN - OPTIONEEL omnium plus (€ 50 excl. BTW per 2PK)

• De standaardverzekering BA kan uitgebreid worden naar een omniumverzekering plus.
• Voor elk 2pk evenement dient de dag zelf een huurcontract ondertekend te worden waarin de huurder de verantwoordelijkheid op zich neemt.
• De eventuele schade bij ongeval in fout wordt gedekt door de verzekering met een franchise van 500,00 euro excl. Btw per schadegeval

Foto- en videomateriaal tijdens een event

Ecco behoudt zich het recht om foto's en video's te nemen tijdens het evenement indien het verloop van het evenement dit toelaat. Dit materiaal delen we na het event ook met de klant en gebruiken we ook voor marketingdoeleinden zoals social media, website, catalogus. Tenzij de klant zich hier tegen verzet. De klant behoudt ten alle tijde het recht om te vragen om foto's of video's te laten verwijderen.